Milhares de decisões, grandes e pequenas, são tomadas em todas as empresas todos os dias. Cada uma afeta o sucesso do negócio no curto e longo prazo. Melhorar a qualidade destas decisões começa com obter a informação correta no momento que ela é necessária. Esta informação está contida em diversos formatos e meios através de toda a corporação. Gerenciar este conteúdo é essencial para o sucesso do negócio.

Conteúdo é o desafio que mais cresce em toda corporação

A evidência é incontestável. O desafio de manipular papéis, conteúdo digital e documento é crescente, Estas informações não estruturadas correspondem a 80% de toda informação corporativa. E pior, crescem a taxas estratosféricas de 75% por ano, se comparados aos meros 5% de crescimento de informações estruturadas em banco de dados.

Independente do formato do conteúdo, gerenciar e fazer uso inteligente da informação obtida tem se tornado um elemento crucial de competitividade nas corporações.

A questão é simples: conteúdo deve ser acessível, completamente seguro, gerenciado em seu total ciclo de vida e em conformidades com regulamentações legais e da indústria para suportar as iniciativas críticas de negócios.

Sistemas de gerenciamento de conteúdo conquistam estes desafios combinando o gerenciamento de conteúdo e processos de negócios relacionados, fornecendo a agilidade e acesso a informação com rapidez e confiabilidade.

Gerenciamento de conteúdo é uma tecnologia crítica, que ajuda as organizações a gerenciar documentos e outras informações não estruturadas, como imagens, digitais ou digitalizadas, vídeo clips, podcasts e mensagens de e-mail.

Enterprise Content Management (ECM) representa uma visão e uma plataforma para implementação de um grande variedade de tecnologia de extração, gerenciamento e utilização de conteúdo corporativo, dos mais disparates meios, de simples papéis manuscritos a vídeos clips digitais.

O Gartner Group define ECM como sendo as práticas e tecnologias relacionadas aos seguintes componentes:

Document management: check-in/check-out, controle de versão, segurança e biblioteconomia de documentos de negócios

Document imaging: captura, transformação e gerenciamento de imagens de documentos em papel

Records management: arquivamento de longo prazo automação da retenção e das políticas de garantias legais e de conformidades regulatórias legais e ou específicas da indústria

Workflow: suportar processos de negócios, redirecionar conteúdo, assinalar tarefas e estados e criar trilhas de auditorias.

Web content management: controlar conteúdo de sites da Web através do uso de ferramentas específicas de gerenciamento baseadas em repositórios centrais, incluindo funções de criação de modelos, fluxo, mudança e publicação de conteúdo, pré-preparado ou sob demanda, em servidores de conteúdo web.

Document-centric collaboration: para compartilhamento de documentos e conteúdos em projetos em equipe ou em comunidades de colaboração.