Software de Gerernciamento de Fluxo
Uma solução de software de automação do fluxo de processos tem como objetivo tratar processos como um conjunto de documentos e afins, abrangendo funções de protocolo; controle de acesso a documentos e processos; despachos e encaminhamento eletrônico de processos; gerência de fluxo de processos; criação, encaminhamento, gerenciamento de versões e armazenamento de documentos; gestão arquivística; padronização de procedimentos e documentos; assinatura eletrônica de documentos, despachos e processos; indexação e busca por conteúdo.
Processos são o caminho da tomada de decisão - alguns são simples, outros complexos e centenas surgem em ondas todos os dias nas mais diversas corporações.
Gerenciar o fluxo de trabalho e informação ao longo destes caminhos determina a velocidade, agilidade e qualidade da tomada de decisão.
Processos envolvem pessoas, tecnologia e conteúdo.
Somente quando estes componentes trabalham em conjunto em uma ambiente automatizado o máximo de produtividade pode ser alcançado.
Processos automatizados e otimizados elevam a habilidade para reagir rapidamente a mudanças e condições exigidas pelo mercado e clientes, atendendo as mais rigorosas conformidadades e regulações.
Porém muitos desafios precisam ser atingidos antes destes objetivos serem alcançados. Muitos processos existente são realizados manualmente, sendo difícil sua integração e padronização. Processos manuais não são facilmente modificáveis quando as condições externas mudam rapidamente.
Somados a isso, uma grande quantidade de processos complexos dependem de conteúdos dispersos em sistemas de informação desconexos, que não compartilham informação, exigindo trabalho manual para integração.
Todo este cenário de realidade na maioria das corporações, limita a produtividade, aumenta os ciclos e tempos de respostas, esconde regras de decisão ad hoc, desafiam conformidades regulatórias e tornam difícil calcular com precisão como uma decisão de negócio é realmente tomada.
Por outro lado, estudos de casos de negócios, mostram que corporações utilizando sistemas de automação de fluxo de processos de negócios conquistam produtividade e alcançam níveis de competitividade otimizando processos críticos e repetitivos de negócios.
Estudos de casos, mostram que a integração de conteúdo e automação de processos permite tomar decisões mais rápida e baseadas em informações precisas, obtendo significantes retornos sobre o investimento:
• aumentos de produtividades superiores à 100% comparados ao processos manuais
• redução do ciclo de decisão de semanas para minutos
• redução de custos causados por erros humanos graças ao uso intensivo de automação e auto-serviços
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