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TEM: o que é e como organizar uma Telecom Expense Management?

Telecom Expense Management (TEM), ou Gestão de Despesas em Telecomunicações, em português, nada mais é do que uma metodologia que pode ser usada pelas empresas para gerenciar melhor um de seus ativos estratégicos mais críticos: a rede de telecomunicações. Quer saber mais sobre o que é a TEM e como organizá-la? Leia o nosso post:

O que a TEM oferece para a gestão da comunicação da sua empresa

Na metodologia TEM estão abarcados os processos, a tecnologia, as políticas e os usuários. Tecnologicamente falando, é necessário que haja uma plataforma de software para ajudar no inventário dos ativos de telecomunicações (circuitos, serviços, equipamentos, locais, faturas, contas etc.), bem como aplicação de processos de negócios (por exemplo, pedidos, aprovações, resolução de problemas) e gerenciamento de acesso a informações críticas de infraestrutura de Telecom.

Quando falamos de processos, estamos nos referindo a todas as regras de negócio que regem a forma como a rede será implantada, gerenciada e, eventualmente, desmontada ou convertida. Em TEM, a política é a compra corporativa e, finalmente, a execução dos processos que garantam a integridade da solução. As pessoas são especialistas em Redes e Telecom que seguem as metodologias e usam o software para implantar, gerenciar e encerrar a rede de telecomunicações.

Como implementar o Telecom Expense Management na sua empresa

Uma vez que você tem toda a tecnologia, processos, política e as pessoas certas, quais tipos de coisas você vai ser capaz de fazer para gerenciar melhor suas operações e despesas em telecomunicações? Veja uma lista de exemplos a seguir:

  • Manutenção de um inventário completo e preciso de cada elemento de rede em sua empresa (de circuitos a serviços, passando por computadores, celulares, hubs, servidores, painéis de fiação etc.);
  • Conversão de tecnologia para tecnologia facilitada;
  • Avaliação do impacto da rede na linha inferior da companhia;
  • Pagamento de contas em dia (mais controle de contas a pagar);
  • Validação da precisão de suas faturas;
  • Alocação de custos de volta para a organização apropriada;
  • Alocação do uso da rede de volta para as organizações que consumiram a banda;
  • Previsão de futuros custos de rede;
  • Construção do orçamento de telecomunicações;
  • Identificação dos pontos fracos na infraestrutura de segurança;
  • Otimização da infraestrutura de rede existente;
  • Relacionamento eletrônico com os prestadores de serviços;
  • Visão panorâmica dos verdadeiros custos de funcionamento da rede;
  • Melhorias na negociação de contratos com os fornecedores;
  • Mais controle sobre os acordos de níveis de serviço (SLAs) internos e externos;
  • Centralização de todos os dados de telecomunicações em um único repositório para fazer a comunicação de dados, análise e inteligência de negócios.

As 5 etapas para a implementação do Telecom Expense Management

Existem cinco etapas principais para fazer a implementação bem-sucedida de um projeto de gestão de despesas de telecomunicações: agrupamento das faturas de telecomunicações, agrupamento dos dados do contrato de tarifas, realização de um inventário completo (etapa muito importante!), automatização do processo de coleta de dados e, finalmente, análise e relatório de resultados. Entenda:

Reúna todas as faturas de telecomunicações

É fundamental coletar todas as faturas de telecomunicações, pois elas ajudam a entender o que as operadoras estão faturando. A gestão de despesas de telecomunicações envolve tomar as centenas ou milhares de papéis e notas fiscais eletrônicas, encontrando todos os possíveis erros para, se for o caso, obter créditos das operadoras.

Reúna todas as tarifas de telecomunicações e os dados de contrato

O segundo passo na implementação do TEM é o recolhimento de todos os dados tarifários de telecomunicações e de contrato para determinar cada carga específica. Isso também ajuda na comparação dos encargos com outros potenciais fornecedores.

Faça um inventário completo de telecomunicações

O fornecedor de Telecom Expense Management é responsável pela elaboração de um inventário completo de telecomunicações, o que permite uma compreensão completa dos seus custos.

Automatize o processo de coleta de dados

Ao automatizar o processo de coleta de dados, fica mais fácil controlá-lo diretamente no sistema de gestão de despesas de telecomunicações, sem entrada manual de dados ou outra intervenção humana. Isso evita erros e retrabalhos.

Analise e relate os resultados, notando quaisquer anomalias

Uma vez que os dados são coletados, o provedor de gestão de despesas de Telecom analisa a informação, identifica as anomalias e envia relatórios sobre as áreas a serem corrigidas.

Você tem mais alguma dúvida em relação à metodologia Telecom Expense Management? Deixe seu comentário!

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