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Motivos e Desafios para a Gestão Documental

Ainda hoje não é raro encontrar organizações com cenários de acervos documentais sem o tratamento adequado à importância das informações nele contidas. Essa importância somente passa a ser sentida, de forma mais contundente, nas situações de total incapacidade de tomar decisões pela falta da informação ou responder a auditorias que dependam de comprovação documental.

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Por outro lado, são poucos, senão quase inexistentes, os planos de contingência que amparam os acervos documentais em papel. Casos de incêndio em arquivos de documentos tiveram resultados dramáticos na operação de organizações.

Lembramos o caso do incêndio no prédio do INSS em Brasília em dezembro de 2005. Naquela época o Ministro da Previdência informou: “Temos problemas na área onde os processos são físicos, materiais, de papel. Esses processos foram obviamente destruídos. Mas nós vamos iniciar, já na próxima semana, um trabalho de recuperação de processos“. Grifo nosso. Fonte: (Diário de Cuiabá – Ed. 11.404 – 28/12/2005).

Incendio do Prédio do INSS

As dúvidas que persistem são:

  • Qual o custo dessa recuperação, ou da não recuperação das informações?
  • Quanto estamos investindo para mitigar esses riscos?

Um novo mundo está em plena construção. Na era do Big Data, onde o desafio é o tratamento de dados não estruturados provenientes de diversas fontes, não será fácil encontrar alternativa mais consistente para mitigar esses riscos do que adotar como modelo de armazenamento baseado na manutenção de Data Warehouse’s armazenados localmente, em nuvem privada, ou pública.

Vários são os exemplos pelos quais a administração pública pode ficar vulnerável em termos de conformidade com a legislação vigente, processos de auditoria e na segurança de um plano de contingenciamento para manutenção da continuidade dos negócios.

Exemplo dessa vulnerabilidade foi o caso corrupção na Administração Central dos Correios usada como “case’ durante audiência pública realizada em abril de 2011 na Procuradoria Geral da República. Nessa ocasião, o Procurador Geral à época, Dr. Bruno Caiado Acioli, conduziu um debate que foi parcialmente fundamentado em trabalho do Ministério Público, que evidenciou a dificuldade da investigação devido aos seguintes dificuldades:

Na sequência, foram remetidas duas equipes à Administração Central dos Correios com o escopo de recolherem ao Ministério Público todos os processos de contratação da chamada lista de propina. Lá chegando, depararam-se elas com uma situação documental bastante caótica, o que as obrigou a inventariar os autos das contratações, antes de transferi-los para a guarda do Ministério Público Federal. A execução dessa tarefa consumiu vários dias e culminou com a transferência de dezenas de caixas de documentos que demoraram mais de ano para serem totalmente analisadas. Não é difícil perceber, desse modo, que toda a atividade-fim do Ministério Público baseia-se em informação que necessita ser colhida para, a seguir, ser analisada de sorte a formar conhecimento que norteará os Procuradores da República.
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Obviamente que, num mundo digital e cada vez mais interligado em Rede, a boa gestão do conhecimento não pode prescindir do GED Gerenciamento (Gestão) Eletrônica de Documentos que vem a ser importante ferramenta de gerenciamento eficaz na criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos, bem assim na captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados, entre outras tantas finalidades.”. (Grifo nosso). Fonte: GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS – DESAFIOS E PERSPECTIVAS – A Importância do GED nas investigações do Ministério Público.

O sucesso das administrações na construção de modelos de gestão documental passa necessariamente pelo investimento em infraestrutura de TI, sem deixar de considerar a importância da capacitação de pessoal para que o usuário se sinta seguro em quebrar os paradigmas de trabalho arraigados nos processos burocráticos herdados das administrações que precederam a adoção da informática como ferramenta de trabalho. Parece incrível dizer isto nesse momento, mas é pura realidade a resistência a mudança nos modelos de trabalho quando sugere-se mudanças no processo de trabalho, nos quais o usuário perde o acesso material aos documentos e processos.

Ainda é forte a resistência às mudanças dos modelos tradicionais para modelos informatizados, o que provoca dificuldade de acesso a informação e consequentemente da quantidade e qualidade do trabalho que precisa ser realizado. A capacitação dos usuários, o apoio de equipe de suporte para garantir de forma eficiente a implantação de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e entrega de conteúdo e documentos relacionados com os principais processos de uma organização é medida fundamental para obter sucesso na implantação de uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Paulo Queiroz
Especialista em Conteúdo Corporativo

 

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