Artigo

Gestão Documental e a conformidade com a Legislação Brasileira

  • Redução de custos em materiais gráficos e impressos que ocupam espaços e são ecologicamente incorretos;
  • Eficiência e produtividade da equipe com a facilidade de acesso aos documentos e recuperação de dados, além da facilidade em distribuir o documento para vários departamentos e usuários.

Qualquer solução de Gestão Eletrônica de Documentos que seja adotada pelas instituições públicas no Brasil, encontra sustentação jurídica, entre outros, no parágrafo 2º, Art. 216 da Constituição Federal, na Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e na Lei n° 12.527 de 18 de novembro de 2011, que trata da Lei de Acesso à Informação.

A implantação de processos de Gestão Eletrônica de Documentos tem regulação na legislação arquivística vigente, a exemplo da Resolução Nº 20 do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, e na Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil. Veja legislação completa no Portal da Legislação e no web site da Conarq.

Devido a este arcabouço regulatório, a adoção de um sistema dessa natureza não deveria exigir da administração, ou da área de TI, grandes investimentos na construção de modelos ou desenvolvimento de novos procedimentos para implantação da solução. É pertinente considerar que qualquer que seja a solução adotada, ela deve atender aos requisitos mínimos já estabelecidos pela legislação vigente, permitindo entre outras facilidades a estruturação de modelos documentais, criação de “workflow” de processos, trilhas de auditoria das ações executadas pelos participantes da elaboração de documentos e processos, possibilidade de certificação eletrônica dos conteúdos elaborados, e a preservação desses conteúdos que em última análise constituem o maior ativo das instituições.

Uma arquitetura básica para implantação desses processos, envolve praticamente os seguintes elementos:

Arquitetura de Gestão Documental

Ressaltamos para o fato de que embora tudo indique que grande parte dos requisitos para um sistema dessa natureza encontra-se definido na legislação, a adoção de uma solução de gestão documental ainda apresenta várias dificuldades para os gestores da área documental. De fato, por um lado ela tem exigido dos patrocinadores um grande esforço na quebra de paradigmas dos processos tradicionais incutidos no hábito dos usuários dos sistemas legados, e por outro lado a necessidade da avaliação de todas as necessidades de integração do sistema adotado com sistemas em operação vigentes no órgão com o objetivo de estruturar um solução sólida para atender as necessidades e celeridade nos processos de tratamento e tramitação de informações documentais nos órgãos, e entre órgãos.

As informações levantados pelo IDC, não deixam dúvidas sobre o futuro do universo digital que exigirá sistemas robustos que possam escalar de acordo com a demanda, uma vez que a implantação de sistemas de gestão eletrônica de documentos consistem em uma viagem sem volta.

Volume de Informação Digital

Mas, isso será assunto para nosso próximo artigo.

Paulo Queiroz
Especialista em Conteúdo Corporativo

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