Artigo

Gestão documental: conheça as vantagens da automatização

Com os avanços tecnológicos, já não é surpresa que a eliminação do papel ocorra no interior das organizações. Porém, embora se saiba que é um processo gradual, talvez agora seja o momento em que a possibilidade de diminuição dos grandes acervos de documentos das empresas esteja mais evidente. A tecnologia trouxe mecanismos novos e funcionais para serem aplicados à gestão documental, uma das consequências disso é a automatização dos processos e a incrível possibilidade de ganho de tempo para estar mais disponível a se dedicar a outras questões da organização. Saiba mais sobre essa relação entre gestão documental e automatização e veja quais as perspectivas para o futuro.

Automatização: mais dinâmica para a gestão

Alguns minutos de reflexão são suficientes para ter um ideia de quanto tempo pode ser gasto com a impressão, cópia ou arquivamento de um documento. Fica ainda mais evidente a quantidade de tempo consumida da rotina de uma empresa se for lembrada a repetição do processo. Automatizar é, antes de tudo, economizar tempo.
Ter processos automatizados significa ter tarefas diárias sendo executadas com o mínimo de intervenção humana possível, tornando os processos mais dinâmicos e fluidos para a gestão organizacional e minimizando as chances de que sejam cometidos erros ou falhas.
Motivos para gerir com eficácia os documentos da empresa não faltam. As informações contidas nos documentos, desde que se apresentem organizadas, acessíveis e disponíveis para a consulta, viabilizam análises que podem trazem conclusões relevantes e significativas para a gestão da organização. Além disso, a gestão documental sempre foi a ferramenta mais eficiente para responder a auditorias que exijam a apresentação de documentos comprovativos.

Um case de sucesso para a gestão documental

No início deste ano, a Latourrette Consulting recebeu um prêmio que distinguia a empresa portuguesa pelo desenvolvimento de um sistema para gestão de documentos que tanto digitaliza a versão física em papel quanto importa os arquivos digitais para a plataforma. A premiação deixa claro um contexto que se avizinha: é cada vez maior a necessidade das empresas adotarem soluções para a gestão de seus documentos sob pena de comprometer sua performance e seu potencial competitivo diante do mercado.
A proposta de integração de um digitalizador de documentos a uma plataforma de gestão documental foi o que deu destaque ao produto e originou o case. Pequenas soluções podem trazer resultados significativos, mas o que o case sugere, sobretudo, é que a automatização de etapas pode ter um impacto bastante positivo sobre a gestão das organizações.
Fica evidente que, ainda mais importante que eliminar os papeis do ambiente corporativo, é que o funcionamento da gestão documental sofra o mínimo de intervenção humana, disponibilizando mais tempo para gestores e profissionais direcionarem o foco para o que realmente importa no negócio.
As organizações não podem permanecer presas ao papel. Gerir os documentos é uma atividade que tende à digitalização, por isso, a proposta de ferramentas tecnológicas que otimizem o processo de gestão documental é bem-vinda e certamente encontrará um mercado receptivo à sua espera.

Um futuro inevitável para a gestão de documentos: convergência total

As perspectivas são de contínua evolução dos mecanismos de apoio a gestão suportados por tecnologia, por isso é esperada uma convergência total entre sistemas integrados de gestão (ERP, Enterprise Resource Planning), redes sociais empresariais, aplicativos de dispositivos móveis e demais possibilidades de integração. A gestão documental não poderia ficar de fora.
As previsões apontam para a ocorrência de processos cada vez mais digitais, crescente conversão de documentos para versões eletrônicas e digitalização de versões em papel, portanto, o quanto antes forem adotadas soluções para a gestão documental com mínima intervenção humana, melhor.

O principal é alcançar processos automatizados

A convergência para integrar as várias ferramentas e mecanismos será, com o tempo, uma necessidade, já que o desenvolvimento delas é uma crescente e todos os indícios apontam esse aumento. Isto porque as perspectivas para o futuro vão além do armazenamento de documentos digitais na nuvem. O propósito principal é, além de eliminar o papel, alcançar processos de gestão mais automatizados, que não precisem de muitos cliques ou de demasiada interferência profissional.
Para agora, o melhor é adotar ferramentas que tornem a gestão documental dinâmica, preparando a empresa para adaptações às mudanças que estão por vir.
Conhecendo bem os motivos e desafios para a gestão documental, fica difícil discordar dos ganhos em eficiência e desempenho alcançados pela uniformização e automatização de processos, minimizando as necessidades de orientação e dedicação por parte do elemento humano e, por isso diminuindo custos de um modo geral.

Ainda tem dúvidas sobre os benefícios da automatização dos processos e de como aplicar isso à gestão documental? Deixe um comentário e continue acompanhando nossas publicações.

[hs_action id=”2170″]

Comentários

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios são marcados *

Conheça nossos parceiros