Artigo

Como evitar a perda de documentos e informações da empresa?

Os documentos de uma empresa são parte importante de seus ativos. Eles contém dados que fazem parte do dia a dia corporativo e armazenam informações que vão desde a evolução histórica do negócio até sua saúde financeira. Assim, a perda de documentos costuma ser um grande pesadelo.

Ter a documentação do negócio impressa e arquivada em pastas há muito tempo deixou de ser uma maneira segura de guardá-la. Situações de extravio ou de perda por incidentes como incêndios, entre outras, são muito comuns e podem gerar enormes prejuízos. Sem falar em como os processos ficam morosos, com colaboradores gastando muito tempo para encontrar informações importantes e o tempo gasto para transporte entre um departamento e outro — que pode ser ainda maior quando se trata de envio e recebimento entre filiais —, o que pende até para a improdutividade e para o risco de erros e retrabalhos.

A boa notícia é que é possível evitar a perda de documentos com a ajuda da tecnologia. Utilizar soluções tecnológicas para organizar, armazenar e acessar documentos traz ao negócio uma melhor gestão do conteúdo corporativo, mais otimização dos processos e até redução de custos operacionais. Vamos a um detalhamento melhor sobre os benefícios da digitalização de documentos?

5 benefícios da gestão documental por meio da tecnologia

Veja a seguir, 5 benefícios de fazer gestão documental utilizando uma boa ferramenta de gestão de documentos e como eles podem contribuir para evitar a perda de documentos importantes:

1 – Redução de custos com papelaria

Ao utilizar uma solução de gestão documental, sua empresa não precisa mais gastar com impressão de documentos, arquivamento em espaços específicos e deixa de se preocupar com a manipulação de papéis.

A preocupação com a integridade física destes documentos desaparece, pois eles estão a salvo dentro do sistema e podem ser manipulados pelas pessoas devidamente autorizadas a qualquer momento.

2 – Documentos sempre à mão para auditorias

Existem muitos documentos que podem ser requeridos pelos órgãos governamentais para fins de auditoria. Não encontrá-los quando solicitados pode ser uma grande dor de cabeça.

Com uma solução de gestão documental, encontrar e separar os documentos devidamente catalogados passa a ser uma tarefa de poucos cliques.

3 – Transporte facilitado entre departamentos e filiais

Enviar documentos de um departamento para outro, ou até de uma filial para a outra, quando eles são impressos dá muito trabalho e pode aumentar o risco de extravio (além dos custos envolvidos neste transporte).

Se a documentação está devidamente digitalizada, basta dar acesso aos profissionais encarregados de manipulá-la para ganhar tempo e agilizar todo o processo. Isso pode significar resultados mais rápidos em menos tempo.

4 – Padronização para facilitar os processos

Para facilitar os processos, é sempre bom seguir padrões. Não é diferente com os documentos. Quanto mais padronizados eles estiverem, melhor será para catalogá-los e armazená-los e mais difícil será de perdê-los devido à enganos e erros.

Seguindo a parametrização de um bom sistema de gestão documental, fazer esta padronização fica muito mais fácil.

5 – Segurança da informação

Um bom sistema de gestão documental também ajuda a evitar fraudes ou danos propositais aos documentos. Como somente as pessoas autorizadas podem ter acesso aos documentos, de acordo com o que é definido na parametrização do sistema, estes riscos são significativamente reduzidos.

A equipe de TI consegue, inclusive, rastrear quem manipula os documentos para identificar os responsáveis pelas alterações quando elas ocorrem.

Em suma, digitalizar e fazer a gestão tecnológica da documentação reduz custos, dá mais acessibilidade e ganho de tempo, facilita o transporte, ajuda na padronização, melhora a segurança da informação e evita a perda de documentos.

Sua empresa já conta com um sistema de gestão documental? Deixe seu comentário!
CTAs_ebook_nuvem-02-1

Comentários

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios são marcados *

Conheça nossos parceiros